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Wiki-Quellcode von Neuen Assistenten anlegen

Zuletzt geändert von MACH formsolutions am 19.08.2025
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1 **Inhaltsverzeichnis**
2
3 {{toc depth="2"/}}
4
5 So legen Sie einen neuen Assistenten an.
6
7 Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel [[Assistenten speichern>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern.WebHome]].
8
9 = Voraussetzungen =
10
11 * Mandantenrecht „Assistenten“
12 * Benutzerrecht „Assistenten anlegen“
13
14 = Ablaufübersicht =
15
16 1. Formulareditor öffnen
17 1. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
18 1. Pflichtangaben ausfüllen
19 11. Typ
20 11. Artikelnummer
21 11. Titel
22 11. Kategorie
23 1. gegebenenfalls optionale Angaben ausfüllen
24 1. Dialogfeld mit "Speichern"-Schaltfläche verlassen
25 1. Assistent speichern mit "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste
26
27 Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.
28
29 = Anlegen eines neuen Assistenten =
30
31 Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.
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33 Sie sind nun im Formulareditor.
34
35 In der [[Hauptwerkzeugleiste>>Main.05_Assistenten.01_Hauptwerkzeugleiste]] öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
36 Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
37 Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.
38
39 [[image:NeuerAS.png||alt="Neuer Assistent erstellen" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40
41 ----
42
43 == Eingabemaske „Neuer Assistent“ ==
44
45 |=Reiter|=
46 |Allgemeines|Grundkonfiguration des Assistenten
47 Einstellungen für den Suchfilter "Fachverfahren" und die Funktion "Druckvorlage"
48 |Detailangaben|Beschreibung des Assistenten
49 Notizfelder für interne Dokumentation  
50 |LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs/OZG-ID und FIM-ID
51 |Datenschutz|assistentenspezifische Datenschutzerklärung
52 |Barrierefreiheit|assistentenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit
53 |Versionsdetails|Start- und Enddatum der Assistentenversion
54 Versionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
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56 == Allgemeines ==
57
58 === Typ ===
59
60 Legen Sie fest, ob Sie einen **Formularassistenten **anlegen, der die Felder eines bestehenden PDF-Formulars befüllt, oder einen **Assistenten mit generiertem PDF-Formular, **der je nach eingegebenen Daten die Ausgabe dynamisch erzeugt.
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62 **Formularassistent**[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="377"]]
63 Ein Assistent, der die Felder eines [[PDF-Formulars>>Main.06_PDF-Formulare]] befüllt.
64 Die im Assistenten angelegten Felder werden durch [[Mapping>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping.WebHome]] den Feldern des PDF-Formulars zugeordnet.
65
66 Im Vorfeld muss ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden.
67 Sie können auch ein PDF-Formular aus dem vielseitigen **MACH formsolutions Verlagssortiment** mit einem eigenen Formularassistenten verwenden. Dazu laden Sie das Formular herunter und legen es anschließend in Ihrem Mandanten als Kundenfassungsformular an.
68
69 Für Formularassistenten benötigte Angaben:
70
71 * Die **Formularnummer **des im Kundenbereich angelegten PDF-Formulars, für das der Assistent erstellt wird.
72 * Die zu verwendende **Versionsnummer** des gewählten PDF-Formulars.
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74 {{html}}<br style="clear:both" />{{/html}}
75 **Assistent mit generiertem PDF-Formular**[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="341"]]
76 Ein Assistent, der aus den eingegebenen Daten ein dynamisch generiertes PDF-Formular erstellt.
77
78 Durch die Logik beim Ausfüllen und Konfigurationsmöglichkeiten der Formularkomponenten enthält die Ausgabe nur die relevanten, bzw. die festgelegten Elemente.
79
80 Es wird kein vorgefertigtes PDF-Formular benötigt und kein Mapping der Felder erforderlich.
81 {{html}}<br style="clear:both" />{{/html}}
82
83 === Artikelnummer und Titel ===
84
85 Die **Artikelnummer **ist die eindeutige Artikelbezeichnung eines Assistenten.
86 Sie setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“, für Kundenfassung, und einer frei wählbaren Bezeichnung zusammen. Beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“.
87 Bei Formularassistenten wird die Artikelnummer mit der Formularnummer vorausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
88 Sonderzeichen sind in der Artikelnummer nicht erlaubt und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen.
89
90 Der **Titel** sollte aussagekräftig aber kompakt formuliert sein.
91 Er ist sichtbar
92
93 * als Seitentitel in der Bürgersicht beim Ausfüllen des Assistenten
94 * als Titel des generierten PDF-Formulars und der Druckvorlage
95 * im Kundenbereich in der Suche, zusammen mit der Artikelnummer
96
97 === Kategorie ===
98
99 [[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="369"]]Themenkreis, zu dem der neue Assistent gehört.
100 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl durch die [[Sortimentsauswahl>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]]-Einstellung für Mandanten oder Benutzergruppen.
101
102 === Bundesland ===
103
104 Voraussetzung: Mandantenrecht "Verlagstätigkeit"
105
106 Bundeslandauswahl, für die der neue Assistent zur Verfügung stehen soll. Wird kein Bundesland ausgewählt, steht der Assistent bundesweit zur Verfügung.
107 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl für Mandanten, durch Zuordnung von Bundesländern in den Mandanteneinstellungen.
108
109 So wählen Sie mehrere Bundesländer aus:
110 Halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und klicken Sie auf die einzelnen Bundesländer um diese aus- und abzuwählen.
111
112 === Fachverfahren ===
113
114 Liste der Fachverfahren, für die der Assistent vorbereitet ist.
115 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich.
116
117 Tragen Sie mehrere Fachverfahren gegebenenfalls kommasepariert ein.
118
119 === Als Druckvorlage verwendbar ===
120
121 Aktivieren Sie die Option **Als Druckvorlage verwendbar**, um eine fertiggestellte Version des Assistenten als [[Druckvorlage>>Main.05_Assistenten.10_Druckvorlagen]] mit unausgefüllten Feldern verfügbar zu machen.
122
123 Diese Einstellung aktiviert im Formulareditor an den Komponenten und Bausteinen die Konfigurationsoptionen für die Anzeige in der Druckvorlage.
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125 ----
126
127 == Detailangaben ==
128
129 Die Eingabefelder **Beschreibung**, **Historie** und **interne Bemerkungen** stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Beispielsweise für Notizen, wann, wer welche Änderungen am Assistenten vorgenommen hat.
130 Diese Einträge sind rein intern und werden nur in diesem Dialog angezeigt.
131
132 === Zusätzliche Suchbegriffe ===
133
134 Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die Suche im Kundenbereich.
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136 ----
137
138 == LeiKa/OZG/FIM ==
139
140 Zuordnung von **LeiKa**-ID der Leistung nach dem Leistungskatalog (LeiKa), **OZG**-ID der Leistung nach dem Onlinezugangsgesetz und **FIM**-ID des Föderalen Informationsmanagement (FIM).
141 Diese Angaben werden in der [[Trefferliste>>doc:Main.04_Suche.03_Trefferliste.WebHome]] der Suche angezeigt und können als Filterkriterium genutzt werden.
142
143 Ausführliche Informationen zur Zuordnung der IDs siehe: [[Zuordnung LeiKa / OZG / FIM>>.]]
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145 ----
146
147 == Datenschutz ==
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149 Geben Sie hier eine **Datenschutzerklärung** spezifisch für den Assistenten ein.
150
151 Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Datenschutzhinweis“.
152
153 **Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
154
155 1. Veröffentlichungskonfiguration
156 Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt ist, wird diese angezeigt
157 1. (((
158 Assistentenkonfiguration
159 Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
160 )))
161 1. (((
162 Mandantenkonfiguration
163 Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Datenschutzerklärung angezeigt.
164 )))
165
166 ----
167
168 == Barrierefreiheit ==
169
170 Geben Sie hier eine **Erklärung zur Barrierefreiheit** spezifisch für den Assistenten ein.
171
172 Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“.
173
174 **Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
175
176 1. Veröffentlichungskonfiguration
177 Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt ist, wird diese angezeigt
178 1. Assistentenkonfiguration
179 Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
180 1. Mandantenkonfiguration
181 Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit angezeigt.
182
183 ----
184
185 == Versionsdetails ==
186
187 === Start- und Enddatum ===
188
189 Mit dem **Startdatum** wird festgelegt, ab wann der Assistent (die Assistentenversion) nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Das Startdatum wird beim Anlegen eines neuen Assistenten (einer Assistentenversion) mit dem aktuellen Datum befüllt.
190
191 Die Angabe **Enddatum** ist optional. Wenn ein Enddatum eingegeben ist, steht der Assistent ab diesem Datum nicht mehr zum Ausfüllen zur Verfügung.
192
193 === Versionsstatus ===
194
195 Der **Versionsstatus **zeigt den Stand der Assistentenversion.
196
197 * **Entwurf**: Im Entwurfsstatus wird der Assistent bearbeitet. Beim Anlegen einer neuen Version ist der Status Entwurf eingestellt.
198 * **zur Freigabe bereit**: Zwischenstatus für fertiggestellte Assistenten(versionen), die noch nicht freigegeben sind.
199 * **Freigegeben**: Der Assistent kann nicht mehr bearbeitet werden und steht zur [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung.
200
201 Mit der Freigabe eines Assistenten (einer Assistentenversion) werden die Angaben und Einstellungen in diesem Dialog final festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Das betrifft zum Beispiel das Start- und Enddatum und die Einstellung Druckvorlage. Auch die Inhalte der Assistentenversion können nicht mehr verändert werden.
202 Um die Eigenschaften und Inhalte einer Assistentenversion zu ändern, muss der Assistent als neue Version im Status Entwurf gespeichert werden. [[Aktualisieren von Assistenten ~| MACH formsolutions Anwenderdokumentation>>doc:Main.05_Assistenten.05_Assistentenaktualisieren.WebHome]]