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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Syntax
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Markdown 1.2
1 +XWiki 2.1
Inhalt
... ... @@ -1,113 +1,115 @@
1 -Nachdem der Benutzer in der [[Mandantenübersicht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] den entsprechenden Mandanten ausgewählt hat, gelangt der Benutzer in die sogenannte „Einzel Mandantenverwaltung“ mit dem Menüpunkt „Benutzerübersicht“. Sofern der Benutzer die entsprechenden [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] um andere Mandanten zu verwalten nicht besitzt, gelangt der Benutzer direkt in die „Benutzerübersicht“ des entsprechenden Mandanten. Weiterhin befinden sich hier, sofern der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzt, die weiteren Menüpunkte [[Benutzerrollen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], [[Benutzergruppen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.03_Benutzergruppen]], [[Details|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]], [[Sortimentsauswahl|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] und [[Module|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.03_Module]]. In der Benutzerübersicht werden alle angelegten Benutzer angezeigt, es können neue Benutzer angelegt, Benutzer bearbeitet und gelöscht werden.
1 +**Inhaltsverzeichnis**
2 2  
3 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
4 ->
5 -> Wenn der Benutzer nicht die entsprechenden [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] besitzt, kann dieser keine anderen Benutzer verwalten, neue anlegen, bearbeiten oder löschen.
3 +{{toc/}}
6 6  
7 -![[Ansicht der Benutzerübersicht|@BenutzerÜbersicht.jpg]]
8 8  
9 -## Filter in der Benutzerübersicht
6 +In der **Benutzerübersicht** des Mandanten werden alle Benutzer angezeigt. Es können **Benutzer angelegt**, **gelöscht** und **Benutzerdetails bearbeitet** werden. Sie können sich **als anderer Benutzer** anmelden, um den Formularserver als dieser Benutzer zu bedienen.
10 10  
11 -Über die Filter in der Benutzerübersicht können nach den entsprechenden Benutzern gesucht werden. Folgende Filtermöglichkeiten stehen hierzu zur Verfügung:
8 +Im Bereich Benutzer befinden sich zudem die Menüpunkte [[Benutzerrollen>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], [[Benutzergruppen>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.03_Benutzergruppen]], [[Mandantendetails>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]], [[Sortimentsauswahl>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] und [[Module>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.03_Module]].
12 12  
13 -* **Name**
14 -Hierüber kann mit dem Namen nach dem Benutzer gesucht werden.
15 -* **E-Mail-Adresse**
16 -Hierüber kann mit der E-Mail-Adresse (Benachrichtigungsadresse) nach dem Benutzer gesucht werden.
17 -* **[[Gruppe|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.03_Benutzergruppen]]**
18 -Hierüber kann nach der Benutzergruppe, in der sich der Benutzer befindet, gesucht werden.
19 -* **[[Rollen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]]**
20 -Hierüber kann nach der Benutzerrolle, in der sich der Benutzer befindet, gesucht werden.
21 -* **Benutzernummer**
22 -Hierüber kann nach der Benutzernummer gesucht werden. Diese Nummer ist immer eine 16-stellige Nummer, die sich beispielsweise wie folgt aufgliedert 33333333-3333-0001.
10 +(% class="box infomessage" %)
11 +(((
12 +Je nach **Berechtigungen des Mandanten bzw. Benutzers** stehen die Menüpunkte und Funktionen nicht zur Verfügung.
13 +)))
23 23  
24 -![[Ansicht der Filtermöglichkeit in der Benutzerübersicht|@BenutzerFilter.jpg]]
25 25  
26 ----
16 +== Nutzung der Benutzerübersicht ==
27 27  
28 -## Neuer Benutzer anlegen ![[Schaltfläche, mit der neue Benutzer hinzugefügt werden können|@BenutzerNeueHinzufügen.jpg]]
18 +Die Benutzerübersicht führt für jeden Benutzer den **Namen**, **E-Mail-Adresse** (Benachrichtigungsadresse), zugeordnete **Gruppen** und **Benutzerrollen** sowie die **Benutzernummer** auf.
19 +Oberhalb der Spalten sind Eingabefelder zum Filtern der Übersicht.
29 29  
30 -Sofern der [[Mandant neu angelegt|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] wurde, wird der Ersteller direkt in die Eingabemaske weitergeleitet, in dem er einen ersten Benutzer anlegen kann. Soll bei einem bereits bestehenden Mandanten ein neuer Benutzer angelegt werden, kann dies über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Benutzerübersicht. In der sich öffnenden Eingabemaske können die Daten zum Benutzer (siehe Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“) in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten und dem Speichern erscheint der neue Benutzer in der Benutzerübersicht. Daraufhin wird von der MACH formsolutions Plattform auch automatisch eine E-Mail generiert und an die E-Mail-Adresse geschickt, die für ihn hinterlegt wurde. In der [[E-Mail|Main.01_AnmeldungimKundenbereich]] wird dem Benutzer mitgeteilt, dass ein neuer Account für ihn erstellt wurde und wie die Zugangsdaten lauten.
21 +Mit den Schaltflächen in der letzten Spalte rufen Sie die Funktionen **als dieser Benutzer anmelden**, **Benutzer löschen**, **Benutzer bearbeiten** auf.
31 31  
32 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
23 +----
33 33  
34 -1. Die Schaltfläche „Hinzufügen“ steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Benutzer anlegen“ besitzt.
35 -1. Legen Sie für Fachabteilungen jeweils nur Funktions-Benutzer an. Sollte ein Sachbearbeiter wechseln, muss keine Löschung und Umstellung der veröffentlichten Formulare erfolgen.
36 -1. Sofern der E-Mail-Server nicht aktiv ist, erscheint dem Administrator nach dem Anlegen des Benutzers eine Fehlermeldung. Den erscheinenden Link in der Fehlermeldung muss dann vom Administrator dem Benutzer anderweitig mitgeteilt werden.
25 +== Neuen Benutzer anlegen [[image:@BenutzerNeueHinzufügen.jpg||alt="Schaltfläche, mit der neue Benutzer hinzugefügt werden können"]] ==
37 37  
38 ----
27 +(% class="box warningmessage" %)
28 +(((
29 +Legen Sie Funktions-Benutzer an, wo möglich und sinnvoll, z. B. "Forstamt", "Bürgerbüro", …
30 +Vermeiden Sie den Umstellungsaufwand durch ungültige Veröffentlichungen und zu ändernde Empfänger, wenn ein personengebundener Benutzerzugang sich ändert oder deaktiviert wird.
31 +)))
39 39  
40 -## Benutzer bearbeiten ![[Schaltfläche mit der Benutzer bearbeitet werden können|@BenutzerBearbeiten.jpg]]
33 +**Voraussetzung:** Benutzerrecht **Benutzer anlegen**
41 41  
42 -Müssen die Daten zu einem Benutzer oder die Zuweisung der Rollen und/oder Einzelrechte geändert werden, so kann dies ein Benutzer, der die entsprechenden [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] besitzt. Hierzu steht die Schaltfläche „Benutzer bearbeiten“ in der Benutzerübersicht zur Verfügung. Nach dem Öffnen können in der Eingabemaske die Daten zum Benutzer bearbeitet werden. Über die Schaltfläche „Speichern“ werden die aktualisierten Daten übernommen.
35 +Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten
43 43  
44 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
37 +1. Schaltfläche **Benutzer hinzufügen** anklicken
38 +1. Benutzerdetails ausfüllen
39 +1. optional: Rollen / Rechte zuweisen
40 +1. optional: Gruppen zuweisen
41 +1. speichern
42 +1. An die Benachrichtigungsadresse des Benutzerdatensatzes wird eine Benachrichtigung verschickt, die Login-Informationen und einen Link zum Erstellen des Passwortes enthält.
43 +Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur eine begrenzte Zeit gültig. Über die "Passwort vergessen"-Funktion der Loginmaske kann nach Ablauf des Links ein neues Passwort festgelegt werden.
45 45  
46 -1. Die Schaltfläche „Benutzer bearbeiten“ steht einem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Benutzer verwalten“ besitzt.
47 -1. Weiterhin werden die Änderungen an den Rollen/Einzelrechten eines Benutzers erst aktiv, wenn der entsprechende Benutzer sich erneut eingeloggt hat.
45 +----
48 48  
49 -### Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“
47 +== Benutzer bearbeiten [[image:@BenutzerBearbeiten.jpg||alt="Schaltfläche mit der Benutzer bearbeitet werden können"]] ==
50 50  
51 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
49 +**Voraussetzung:** Benutzerrecht **Benutzer verwalten**
52 52  
53 -1. Diese Eingabemaske steht eingeschränkt jedem Benutzer zur Verfügung.
54 -1. Benutzer die das [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Benutzer verwalten“ bzw. „Benutzer anlegen“ besitzen, können uneingeschränkt Änderungen vornehmen.
51 +Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten
55 55  
56 -![[Ansicht der Benutzerdetails|@BenutzerProfilbearbeiten.jpg]]
53 +1. Schaltfläche **Benutzer bearbeiten** in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
54 +1. Benutzerdetails ändern
55 +1. speichern
56 +1. Die Änderungen werden ggf. aktiv, wenn sich der Benutzer neu eingeloggt hat.
57 57  
58 -* **Rubrik „Sachbearbeiter“**
59 -In der Rubrik „Sachbearbeiter“ können neben dem Namen des Benutzers auch Angaben zur Personalnummer, Zimmernummer, Telefonnummer und E-Mail-Adresse angegeben werden. Diese Felder werden auch, sofern im PDF-Formular vorhanden, im PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllt. An die angegebene Benachrichtigungsadresse werden die Benachrichtigungen des Kundenbereichs geschickt z. B. die Mail, wenn ein Passwort zurückgesetzt wird. Die im Feld „E-Mail-Adresse“ angegebene Adresse wird in Formularen vorbefüllt, wenn eine Komponente AS_E-Mail benannt ist. Weiterhin kann mittels der Schaltfläche „Bei Änderungen im Kundenbereich informieren“ angegeben werden, ob der Benutzer bei Änderungen benachrichtigt werden soll.
60 60  
61 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis:_** 1. Die Benutzernummer wird beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. 1. Die Benutzernummer setzt sich aus der 12-stelligen Mandantennummer sowie einer weiteren fort folgenden vierstelligen Nummer zusammen.***
62 62  
63 -* **Rubrik „Amt/Abteilung“**
64 -In der Rubrik „Amt/Abteilung“ können Angaben zum Amt/der Abteilung und deren Adresse gemacht werden.
65 -* **Rubrik „Formularfelder“**
66 -Die eingegebenen Werte in den Feldern der Rubrik „Formularfelder“ werden, sofern im PDF-Formular vorhanden, im PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllt.
67 - * Im Feld „E-Mail Absender“ sollte die Mail-Adresse eingetragen werden, die angezeigt werden soll, wenn ein Formular eingegangen ist. Diese Adresse wird als ReplyTo-Adresse verwendet. Im Falle, dass Sie auf einen unserer eigenen Server (pdf.form-solutions.net oder onlinedienste.form-solutions.de) sind, gibt es zwei Szenarien für den E-Mail-Versand zu beachten:
68 - * Szenario 1: [name@kommune.de](name@kommune.de) - Wenn Sie SPF nutzen, müssen Sie den SPF-Record "_a:otc-de-spf.mms.t-systems-service.com_" aufnehmen, da kein fest zuweisbarer SMTP Server verfügbar ist.
69 - * Szenario 2: [name@machproforms.de](name@machproforms.de) - SPF Freigabe nicht notwendig. Hierbei dürfen Sie aber keine automatische generierte Antwortfunktion auf die eingegangene E-Mail einstellen, da diese sonst auf unseren Mailservern einläuft.
70 - * Im Feld „E-Mail Empfänger“ sollte die Mail-Adresse stehen, an die die Formulareingänge gesendet werden sollen.
71 -* **Rubrik „Rollen/Rechte“**
72 -In der Rubrik „Rollen/Rechte“ können die entsprechenden [[Benutzerrollen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], die der Benutzer angehören soll, oder die Einzelrechte zugewiesen werden. Sofern im Vorfeld beim Mandanten keine eigenen Benutzerrollen erstellt wurden stehen zwei vordefinierte Benutzerrollen, die entsprechende Rechte enthalten, zur Verfügung. Es ist möglich, dass ein Benutzer mehreren Benutzerrollen angehört jedoch nicht zusätzlich Einzelrechte vergeben werden können. Sofern dem Benutzer keine Rolle bzw. Einzelrechte zugewiesen worden ist/sind, entspricht dies einem Benutzer, der nur die [[Grundrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] besitzt. Um nachvollziehen, welche Rechte eine Benutzerrolle besitzt, kann über die Schaltfläche „Benutzerrollen ansehen“ der Menüpunkt „Benutzerrollen“ in einem neuen Tab im Webbrowser geöffnet werden.
60 +== Benutzer löschen [[image:@BenutzerLöschen.jpg||alt="Schaltfläche mit der Benutzer gelöscht werden können"]] ==
73 73  
74 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis:_**
75 ->
76 -> Benutzer können nie mehr Einzelrechte/Rollen vergeben, wie diese selbst besitzen.
62 +(% class="box warningmessage" %)
63 +(((
64 +Wird ein Benutzer gelöscht, können dessen Veröffentlichungslinks aufgerufen, aber keine Einreichungen mehr durchgeführt werden.
65 +**Alle Veröffentlichungen mit diesem Benutzer funktionieren nicht mehr!**
66 +)))
77 77  
78 -* **Rubrik „Gruppen“**
79 -Unter der Rubrik „Gruppen“ können dem Benutzer verschiedene [[Benutzergruppen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.03_Benutzergruppen]] zugewiesen werden. Es ist möglich, dass ein Benutzer mehreren Benutzergruppen angehört. Der Benutzer muss aber nicht zwangsläufig einer Benutzergruppe angehören.
80 -* **Rubrik „Zugangsdaten“**
81 -In der Rubrik „Zugangsdaten“ können die Zugangsdaten des Benutzers angegeben bzw. geändert werden. Weiterhin kann der Administrator für den Benutzer das [[Passwort zurücksetzen|Main.01_AnmeldungimKundenbereich]] lassen.
68 +(% class="box successmessage" %)
69 +(((
70 +**Tipps:**
82 82  
83 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis:_**
84 ->
85 -> Der Benutzername muss mindestens zwei Buchstaben/Zahlen, darf maximal 50 Buchstaben/Zahlen und keine Sonderzeichen enthalten.
72 +* Wandeln Sie einen nicht mehr aktuellen personengebundenen Benutzerzugang in einen Funktionszugang um.
73 +* Deaktivieren Sie Benutzerzugänge von ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen durch Änderung der Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse und Vergabe eines neuen, starken, Passwortes.
74 +)))
86 86  
87 ----
76 +Vor dem Löschen wird Ihnen eine Übersicht angezeigt, welche Assistenten der zu löschende Benutzer veröffentlicht hat. PDF-Formular-Veröffentlichungen werden nicht angezeigt. Diese funktionieren ebenso nach dem Löschen des Benutzers nicht mehr.
88 88  
89 -## Benutzer löschen ![[Schaltfläche mit der Benutzer gelöscht werden können|@BenutzerLöschen.jpg]]
90 90  
91 -Soll ein Benutzer gelöscht werden, kann das ein Benutzer in der Benutzerübersicht. Hierzu steht neben jedem Benutzer die Schaltfläche „Löschen“ zur Verfügung. Wird ein Benutzer gelöscht, können die veröffentlichten Links aufgerufen aber keine Einreichungen mehr durchgeführt werden, dies hat zur Folge, dass alle Veröffentlichungen mit diesem Benutzer nicht mehr funktionieren! Dem Benutzer wird vor dem eigentlichen löschen eine Übersicht angezeigt, welche Assistenten dieser veröffentlicht hat.
79 +**Voraussetzung:** Benutzerrecht **Benutzer löschen**
92 92  
93 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
81 +Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten
94 94  
95 -1. Die Schaltfläche „Löschen“ steht nur einem Benutzer zur Verfügung, wenn dieser das [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Benutzer löschen“ besitzt.
96 -1. Weiterhin kann ein Benutzer sich selbst niemals löschen.
97 -1. Die Übersicht der Veröffentlichungen enthalten nur veröffentlichte Assistenten, keine veröffentlichten PDF-Formulare.
98 -1. Wird ein Benutzer gelöscht, werden alle mit diesem Benutzer veröffentlichten Formulare deaktiviert.
83 +1. Schaltfläche **Benutzer löschen **in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
84 +1. das Dialogfeld "Benutzer löschen" erscheint
85 +1. **Prüfen Sie, dass mit dem Benutzer keine weiterhin benötigten Veröffentlichungslinks verbunden sind.**
86 +1. mit der Schaltfläche **Löschen** bestätigen
87 +1. Der Benutzer ist gelöscht.
99 99  
100 -![[Übersicht der Veröffentlichungen beim Löschen eines Benutzers|@BenutzerLöschenÜbersicht.jpg]]
89 +----
101 101  
102 ----
91 +== Als anderer Benutzer einloggen [[image:@BenutzerWechseln.jpg||alt="Schaltfläche mit der Benutzer sich als ein anderer Benutzer einloggen kann"]] ==
103 103  
104 -## Als anderer Benutzer einloggen ![[Schaltfläche mit der Benutzer sich als ein anderer Benutzer einloggen kann|@BenutzerWechseln.jpg]]
93 +Sie können sich als anderer Benutzer anmelden, um den Formularserver als dieser Benutzer zu bedienen. Sie sehen den Kundenbereich aus Sicht dieses Benutzers und können alle Funktionen nutzen, die diesem Benutzer zur Verfügung stehen.
105 105  
106 -Über die Schaltfläche „Als dieser Benutzer anmelden“ kann der Benutzer sich als den entsprechenden Benutzer anmelden. Mit der Funktion kann der Benutzer die Sichtweise des Kundenbereichs des anderen Benutzers einsehen. Weiterhin kann der Benutzer alle Funktionen nutzen die dem anderen Benutzer zur Verfügung stehen. Über die Schaltfläche „Account wechseln“, der sich in der „[[Hauptnavigationsleiste|Main.03_Hauptnavigationsleiste]]“ befindet, kann der Benutzer wieder zu seinem eigenen Account wechseln.
95 +Voraussetzungen:
107 107  
108 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
97 +* Benutzerrecht **Als Benutzer einloggen**
98 +* Benutzer, die mehr Rechte haben als der eigene Benutzer, können nicht übernommen werden.
109 109  
110 -1. Die Schaltfläche „Als dieser Benutzer anmelden“ steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Als Benutzer einloggen“ besitzt.
111 -1. Weiterhin muss der Benutzer dieselben oder mehr Rechte besitzen als der Benutzer mit dem er sich anmelden möchte.
100 +Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten
112 112  
113 -![[Schaltfläche, mit der Benutzer den Account wechseln kann|@BenutzerAccount.jpg]]
102 +1. Schaltfläche **als dieser Benutzer anmelden **in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
103 +1. Sie sind jetzt als anderer Benutzer eingeloggt.
104 +
105 +
106 +
107 +=== Wechsel in den eigenen Benutzeraccount / Abmelden[[image:@BenutzerAccount.jpg||alt="Schaltfläche, mit der Benutzer den Account wechseln kann" data-xwiki-image-style-alignment="end"]] ===
108 +
109 +Um in Ihren Benutzeraccount zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche **Account wechseln** in der [[Hauptnavigationsleiste>>doc:Main.03_Hauptnavigationsleiste.WebHome]].
110 +
111 +Funktionen im Auswahlmenü der Schaltfläche:
112 +
113 +* Account wechseln
114 +* Benutzerdetails des aktuellen Accounts aufrufen
115 +* Abmelden vom Formularserver
BenutzerAccount.jpg
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