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Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

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28	28	## Neuer Benutzer anlegen ![[Schaltfläche, mit der neue Benutzer hinzugefügt werden können|@BenutzerNeueHinzufügen.jpg]]
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30		-Sofern der [[Mandant neu angelegt|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] wurde, wird der Ersteller direkt in die Eingabemaske weitergeleitet, in dem er einen ersten Benutzer anlegen kann. Soll bei einem bereits bestehenden Mandanten ein neuer Benutzer angelegt werden, kann dies über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Benutzerübersicht. In der sich öffnenden Eingabemaske können die Daten zum Benutzer (siehe Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“) in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten und dem Speichern erscheint der neue Benutzer in der Benutzerübersicht. Daraufhin wird von der MACH formsolutions Plattform auch automatisch eine E-Mail generiert und an die E-Mail-Adresse geschickt, die für ihn hinterlegt wurde. In der [[E-Mail|Main.01_AnmeldungimKundenbereich]] wird dem Benutzer mitgeteilt, dass ein neuer Account für ihn erstellt wurde und wie die Zugangsdaten lauten.
	30	+Sofern der [[Mandant neu angelegt|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] wurde, wird der Ersteller direkt in die Eingabemaske weitergeleitet, in dem er einen ersten Benutzer anlegen kann. Soll bei einem bereits bestehenden Mandanten ein neuer Benutzer angelegt werden, kann dies über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Benutzerübersicht. In der sich öffnenden Eingabemaske können die Daten zum Benutzer (siehe Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“) in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten und dem Speichern erscheint der neue Benutzer in der Benutzerübersicht. Weiterhin wird automatisch eine vom Formularserver generierte E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. In der [[E-Mail|Main.01_AnmeldungimKundenbereich]] wird dem Benutzer mitgeteilt, dass ein neuer Account für ihn erstellt wurde sowie die erforderlichen Zugangsdaten.
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32	32	> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
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34	34	1. Die Schaltfläche „Hinzufügen“ steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] „Benutzer anlegen“ besitzt.
35		-1. Legen Sie für Fachabteilungen jeweils nur Funktions-Benutzer an. Sollte ein Sachbearbeiter wechseln, muss keine Löschung und Umstellung der veröffentlichten Formulare erfolgen.
36		-1. Sofern der E-Mail-Server nicht aktiv ist, erscheint dem Administrator nach dem Anlegen des Benutzers eine Fehlermeldung. Den erscheinenden Link in der Fehlermeldung muss dann vom Administrator dem Benutzer anderweitig mitgeteilt werden.
	35	+1. Legen Sie immer nur für Fachabteilungen einen Benutzer an. Sollte ein Sachbearbeiter wechseln, muss keine Löschung und Umstellung der veröffentlichten Formulare erfolgen.
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64	64	In der Rubrik „Amt/Abteilung“ können Angaben zum Amt/der Abteilung und deren Adresse gemacht werden.
65	65	* **Rubrik „Formularfelder“**
66	66	Die eingegebenen Werte in den Feldern der Rubrik „Formularfelder“ werden, sofern im PDF-Formular vorhanden, im PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllt.
67		- * Im Feld „E-Mail Absender“ sollte die Mail-Adresse eingetragen werden, die angezeigt werden soll, wenn ein Formular eingegangen ist. Diese Adresse wird als ReplyTo-Adresse verwendet. Im Falle, dass Sie auf einen unserer eigenen Server (pdf.form-solutions.net oder onlinedienste.form-solutions.de) sind, gibt es zwei Szenarien für den E-Mail-Versand zu beachten:
68		- * Szenario 1: [name@kommune.de](name@kommune.de) - Wenn Sie SPF nutzen, müssen Sie den SPF-Record "_a:otc-de-spf.mms.t-systems-service.com_" aufnehmen, da kein fest zuweisbarer SMTP Server verfügbar ist.
69		- * Szenario 2: [name@machproforms.de](name@machproforms.de) - SPF Freigabe nicht notwendig. Hierbei dürfen Sie aber keine automatische generierte Antwortfunktion auf die eingegangene E-Mail einstellen, da diese sonst auf unseren Mailservern einläuft.
	66	+ * Im Feld „E-Mail Absender“ sollte die Mail-Adresse eingetragen werden, die angezeigt werden soll, wenn ein Formular eingegangen ist. Diese Adresse wird als Replayto-Adresse verwendet. Im Falle, dass Sie auf einen unserer eigenen Server (pdf.form-solutions.net oder onlinedienste.form-solutions.de) sind, gibt es zwei Szenarien zu beachten:
	67	+ * Szenario 1: [name@kommune.de](name@kommune.de) - Im SPF muss die Cloud freigegeben werden, da kein fest zuweisbarer SMTP Server verfügbar ist.
	68	+ * Szenario 2: [name@form-solutions.de](name@form-solutions.de) - SPF Freigabe nicht notwendig. Hierbei dürfen Sie aber keine automatische generierte Antwortfunktion auf die eingegangene E-Mail einstellen, da diese sonst auf unseren Mailservern einläuft.
70	70	* Im Feld „E-Mail Empfänger“ sollte die Mail-Adresse stehen, an die die Formulareingänge gesendet werden sollen.
71	71	* **Rubrik „Rollen/Rechte“**
72	72	In der Rubrik „Rollen/Rechte“ können die entsprechenden [[Benutzerrollen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], die der Benutzer angehören soll, oder die Einzelrechte zugewiesen werden. Sofern im Vorfeld beim Mandanten keine eigenen Benutzerrollen erstellt wurden stehen zwei vordefinierte Benutzerrollen, die entsprechende Rechte enthalten, zur Verfügung. Es ist möglich, dass ein Benutzer mehreren Benutzerrollen angehört jedoch nicht zusätzlich Einzelrechte vergeben werden können. Sofern dem Benutzer keine Rolle bzw. Einzelrechte zugewiesen worden ist/sind, entspricht dies einem Benutzer, der nur die [[Grundrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]] besitzt. Um nachvollziehen, welche Rechte eine Benutzerrolle besitzt, kann über die Schaltfläche „Benutzerrollen ansehen“ der Menüpunkt „Benutzerrollen“ in einem neuen Tab im Webbrowser geöffnet werden.