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Benutzer

Zuletzt geändert von MACH ProForms GmbH am 18.09.2025

Inhaltsverzeichnis

Benutzerübersicht des Mandanten mit Markierung der Funktionen

Benutzerübersicht

In der Benutzerübersicht des Mandanten werden alle Benutzer angezeigt. Es können Benutzer angelegt, gelöscht und Benutzerdetails bearbeitet werden. Sie können sich als anderer Benutzer anmelden, um den Formularserver als dieser Benutzer zu bedienen.

Im Bereich Benutzer befinden sich zudem die Menüpunkte Benutzerrollen, Benutzergruppen, Mandantendetails, Sortimentsauswahl und Module.

Je nach Berechtigungen des Mandanten bzw. Benutzers stehen die Menüpunkte und Funktionen nicht zur Verfügung.

Nutzung der Benutzerübersicht

Die Benutzerübersicht führt für jeden Benutzer den Namen, E-Mail-Adresse (Benachrichtigungsadresse), zugeordnete Gruppen und Benutzerrollen sowie die Benutzernummer auf.
Oberhalb der Spalten sind Eingabefelder zum Filtern (2) der Übersicht.

Mit den Schaltflächen in der letzten Spalte rufen Sie die Funktionen als dieser Benutzer anmelden, Benutzer löschen, Benutzer bearbeiten auf.

Neuen Benutzer anlegen Schaltfläche, mit der neue Benutzer hinzugefügt werden können

Legen Sie Funktions-Benutzer an, wo möglich und sinnvoll, z. B. "Forstamt", "Bürgerbüro", …
Vermeiden Sie den Umstellungsaufwand durch ungültige Veröffentlichungen und zu ändernde Empfänger, wenn ein personengebundener Benutzerzugang sich ändert oder deaktiviert wird.

Voraussetzung: Benutzerrecht Benutzer anlegen

Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten

  1. Schaltfläche Benutzer hinzufügen (3) anklicken
  2. Benutzerdetails ausfüllen
  3. optional: Rollen / Rechte zuweisen
  4. optional: Gruppen zuweisen
  5. speichern
  6. An die Benachrichtigungsadresse des Benutzerdatensatzes wird eine Benachrichtigung verschickt, die Login-Informationen und einen Link zum Erstellen des Passwortes enthält.
    Der Link ist aus Sicherheitsgründen nur eine begrenzte Zeit gültig. Über die "Passwort vergessen"-Funktion der Loginmaske kann nach Ablauf des Links ein neues Passwort festgelegt werden.

Benutzer bearbeiten Schaltfläche mit der Benutzer bearbeitet werden können

Voraussetzung: Benutzerrecht Benutzer verwalten

Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten

  1. Schaltfläche Benutzer bearbeiten (6) in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
  2. Benutzerdetails ändern
  3. speichern
  4. Die Änderungen werden ggf. aktiv, wenn sich der Benutzer neu eingeloggt hat.

Benutzer löschen Schaltfläche mit der Benutzer gelöscht werden können

Wird ein Benutzer gelöscht, können dessen Veröffentlichungslinks aufgerufen, aber keine Einreichungen mehr durchgeführt werden.
Alle Veröffentlichungen mit diesem Benutzer funktionieren nicht mehr!

Tipps:

  • Wandeln Sie einen nicht mehr aktuellen personengebundenen Benutzerzugang in einen Funktionszugang um.
  • Deaktivieren Sie Benutzerzugänge von ausgeschiedenen Mitarbeiter:innen durch Änderung der Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse und Vergabe eines neuen, starken, Passwortes.

Vor dem Löschen wird Ihnen eine Übersicht angezeigt, welche Assistenten der zu löschende Benutzer veröffentlicht hat. PDF-Formular-Veröffentlichungen werden nicht angezeigt. Diese funktionieren ebenso nach dem Löschen des Benutzers nicht mehr.

Voraussetzung: Benutzerrecht Benutzer löschen

Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten

  1. Schaltfläche Benutzer löschen (5) in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
  2. das Dialogfeld "Benutzer löschen" erscheint
  3. Prüfen Sie, dass mit dem Benutzer keine weiterhin benötigten Veröffentlichungslinks verbunden sind.
  4. mit der Schaltfläche Löschen bestätigen
  5. Der Benutzer ist gelöscht.

Als anderer Benutzer einloggen Schaltfläche mit der Benutzer sich als ein anderer Benutzer einloggen kann

Sie können sich als anderer Benutzer anmelden, um den Formularserver als dieser Benutzer zu bedienen. Sie sehen den Kundenbereich aus Sicht dieses Benutzers und können alle Funktionen nutzen, die diesem Benutzer zur Verfügung stehen.

Voraussetzungen:

  • Benutzerrecht Als Benutzer einloggen
  • Benutzer, die mehr Rechte haben als der eigene Benutzer, können nicht übernommen werden.

Rufen Sie den Menüpunkt auf: Einstellungen > Eigenen Mandanten verwalten

  1. Schaltfläche als dieser Benutzer anmelden (4) in der entsprechenden Zeile der Benutzerübersicht anklicken
  2. Sie sind jetzt als anderer Benutzer eingeloggt.

Wechsel in den eigenen Benutzeraccount / Abmelden

Schaltfläche, mit der Benutzer den Account wechseln kannUm in Ihren Benutzeraccount zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Account wechseln (1) in der Hauptnavigationsleiste.

Funktionen im Auswahlmenü der Schaltfläche:

  • Benutzeraccount wechseln
  • Benutzerdetails des aktuellen Benutzers aufrufen
  • Abmelden vom Formularserver