Nach der Erstellung eines Assistenten steht die Möglichkeit aus dem Inhalt eines Assistenten eine sogenannte „Druckvorlage“ zu generieren zur Verfügung. Diese Druckvorlage beinhaltet alle im Assistenten definierten Komponenten anlog eines leeren generierten PDF-Formulars. Wie der Name bereits andeutet, kann diese dann mittels eines Veröffentlichungslinks als Druckvorlage auf der Homepage oder als ausgedrucktes Dokument den Bürgern zum Ausfüllen zur Verfügung gestellt werden.

  Hinweis:

1. Eine Druckvorlage ist nicht online Ausfüllbar wie ein PDF-Formular, sondern zum Drucken und handschriftlich ausfüllen gedacht.
2. Weiterhin wird keine Einwilligungserklärung und Datenschutzerklärung vorgeschaltet und abgedruckt.
3. Mehrzeilige Felder werden derzeit nur als einzeilige Felder abgedruckt.

Erstellung einer Druckvorlage

Eine Druckvorlage kann nur generiert werden, wenn zuvor ein Assistent erstellt, die enthaltenen Komponenten und Multipanels entsprechend konfiguriert sowie der Assistent freigegeben wurde.

Assistenteneigenschaften

Bei der Anlage eines Assistenten und beim Bearbeiten kann in den (Assistenteneigenschaften) bei der Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“ ausgewählt werden, ob der Assistent sich überhaupt als Druckvorlage eignen soll. Sofern der Haken gesetzt wurde, wird die entsprechende Einstellungsfunktion im Assistentenbau an den Komponenten freigeschaltet.

  Hinweis:
Es empfiehlt sich im Vorfeld zu überlegen, ob der Assistent als eine Druckvorlage dienen soll, da ansonsten nachträglich alle Komponenten nochmals entsprechend eingestellt werden müssen.

Einstellung an den Komponenten

Konfiguration von einzelnen Komponenten

Um zu entscheiden, welche Komponenten vom Assistenten in die Druckvorlage abgedruckt werden sollen steht in der Konfiguration jeder Komponente unter der Rubrik „Allgemeine Einstellungen“ die weitere Auswahlmöglichkeit „Anzeige in Druckvorlage“ zur Verfügung. Bis auf die Standardkomponenten „Autovervollständigung“ und „Verstecktes Feld“ ist die Einstellung standardmäßig auf „Immer“ eingestellt. So wird, wenn keine Änderung der Konfiguration vorgenommen wird, jede neu hinzugefügte Komponente aus der Bibliothek in den Assistenten in der Druckvorlage angezeigt.

  Hinweis:

1. Bei der Komponente „Webservice“ und „Schaltfläche“ steht die Auswahlmöglichkeit „Anzeige in Druckvorlage“ nicht zur Verfügung.
2. Das Panel wird nicht in der Druckvorlage angezeigt, wenn alle seiner Komponenten die Auswahl „Anzeige in Druckvorlage“ auf niemals eingestellt haben.
3. Bei der „Dropdown-Radio-Komponente“ werden maximal sieben Werte im generierten PDF und der Druckvorlage angezeigt. Wenn mehr als sieben Werte enthalten sind, wird ein einzeiliges Textfeld dargestellt.

Visuelle Übersicht mittels Icons

Um auch außerhalb der Konfiguration der Komponenten einen Überblick zu haben, welche Komponenten im Assistenten, generierten PDF-Formular und/oder in der Druckvorlage angezeigt werden, steht eine visuelle Darstellung mittels Icons neben jeder Komponente im Assistentenbau zur Verfügung.

•   Anzeige im Assistent
  Einstellung für die Anzeige oder nicht anzeige im Ausfüllprozess des Assistenten.
• Anzeige im generierten PDF-Formular
  Einstellung für die Anzeige oder nicht anzeige im generierten PDF-Formular.
• Anzeige in der Druckvorlage
  Einstellung für die Anzeige oder nicht anzeige in der Druckvorlage.

  Hinweis:
Mittels Mouseover über den Icons, wird auch nochmal textuell angezeigt, für was das entsprechende Icon steht.

Mittels den Farben wird der jeweilige Status angezeigt. Die Farben signalisieren hierbei folgendes:

• Grün
  Diese Komponente wird analog zur Einstellung in der Komponente „Anzeige immer“ immer angezeigt.
• Gelb (nur bei Anzeige im generierten PDF-Formular)
  Diese Komponente wird analog zur Einstellung in der Komponente „Wenn Wert vorhanden“ nur wenn ein Wert vorhanden ist angezeigt.
• Rot
  Diese Komponente wird analog zur Einstellung in der Komponenten „Niemals“ niemals angezeigt.

  Hinweis:
Die jeweiligen Icons „Anzeige im generierten PDF-Formular“ und „Anzeige in der Druckvorlage“ werden nur angezeigt, wenn der Assistent in den Assistenteneigenschaften entsprechend konfiguriert wurde.

Konfiguration von Komponentengruppen

Werden Komponentengruppen in einem Assistenten erstellt/eingefügt kann jede einzelne Komponente hinsichtlich den Anzeigeeinstellungen konfiguriert werden (siehe Konfiguration von einzelnen Komponenten). Weiterhin kann in der obersten Ebene der Komponentengruppe diese Einstellungen vorgenommen werden. Hierbei gilt, wird in obersten Koponentengruppenebene eine andere Einstellung vorgenommen, richten sich die einzelnen Komponenten an der obersten Ebene aus.

Beispielsweise wird in den einzelnen Komponenten eingestellt „Anzeige immer in Druckvorlage“. In der obersten Ebene wird aber „Anzeige niemals in Druckvorlage“ eingestellt. So werden nun alle Komponenten in der Gruppe nicht in der Druckvorlage angezeigt.

Konfiguration der Reihenfolge/Breite von Panels und Komponenten

Eine weitere Einstellung der Panels und Komponenten, die sich auf die Druckvorlagen auswirkt, ist die Anzeige der Reihenfolge und der definierten Komponentenbreite der einzelnen Panels und Komponenten. Beim Erstellen der Panels sowie Komponenten im Assistentenbau wird analog wie beim generierten PDF-Formular die Reihenfolge des Assistenten in die Druckvorlage übernommen. Die Komponentenbreite der einzelnen Komponenten wirkt sich ebenfalls auf das generierte PDF-Formular sowie die Druckvorlage aus.

  Hinweis:
Im Assistenten hinterlegte Listen sowie definierte Regeln werden in der generierten Druckvorlage nicht beachtet.

Speichern von Komponenten

Beim Speichern von eigenen Komponenten in die Kundenbibliothek wird die definierte Einstellung der Anzeige im Assistenten, PDF-Formular und der Druckvorlage mitgespeichert. Dies dient dann als ein Standardwert für diese Komponentenvorlage.

  Hinweis:
Wenn Sie beispielsweise bei den Komponenten in der Komponentengruppe die Einstellung „Anzeige immer in Druckvorlage“ definieren aber in der obersten Ebene der Komponentengruppe „Anzeige niemals in Druckvorlage“ werden alle Komponenten nicht in der Druckvorlage angezeigt (siehe Konfiguration von Komponentengruppen).

Einstellung Multipanels

Um in einer Druckvorlage auch Multipanels nutzen zu können, kann in der Paneleigenschaft eines Multipanals die abzudruckenden Instanzen festgelegt werden. Hierzu steht das Feld „Anzahl der Panels in der Druckvorlage“ zur Verfügung. Wird beispielsweise die Zahl fünf angegeben, dann wird das Panel mit allen Komponenten, die die Einstellung „Anzeige in Druckvorlage“ immer konfiguriert haben, in der Druckvorlage fünfmal abgebildet.

  Hinweis:

1. Die Konfiguration im Multipanel steht nur zur Verfügung, wenn in den Assistenteneigenschaften die Auswahl „Als Druckvorlage verwenden“ ausgewählt wurde.
2. Weiterhin können maximal 50 Instanzen eines Multipanels für die Druckvorlage definiert werden.
3. Wird nachträglich die Eigenschaft am Assistent aktiviert, kann der Assistent erst gespeichert werden, wenn die Anzahl im Multipanel eingetragen wurde.

Vorschaulink

Um die im Assistenten gemachten Konfigurationen für die Druckvorlage zu überprüfen, steht in der Hauptwerkzeugleiste die Schaltfläche „Druckvorlage Vorschau“ zur Verfügung. Hierüber kann eine Vorschau des Druckvorlagen Formulars erzeugt werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint eine Konfigurationsmaske in der die folgenden Konfigurationen für die Vorschau des Druckvorlagen PDF-Formulars vorgenommen werden können:

• Unterschriftenfeld
  Über diese Auswahl kann angegeben werden, ob ein Unterschriftfeld sowie ein Ort/Datumsfeld in der Druckvorlage auf der letzten Seite unten generiert werden soll.
• Anschriftenfeld
  Über diese Auswahl kann angegeben werden, ob das im Personalisierungsdatensatz hinterlegte Anschriftenfeld des Sachbearbeiters in der Druckvorlage generiert werden soll.
• Identitätsbereich
  Über diese Auswahl kann angegeben werden, ob die Logos (Assistentenlogo und Identitätsbereichslogo) des Mandanten angezeigt werden sollen.

  Hinweis:
Der angezeigte Link ist nicht als Veröffentlichungslink geeignet, da dieser an die geöffnete Version verknüpft ist.

Suche und Veröffentlichung

Sofern der Assistent mit der Einstellung „Als Druckvorlage verwenden“ wie oben beschrieben konfiguriert und freigegeben wurde, erscheint in der Suche eine weitere Schaltfläche in der Werkzeugleiste des Assistenten. Mit der Schaltfläche „Druckvorlage generieren“ kann eine Druckvorlage des zuletzt freigegebenen Assistenten generiert werden. Vor dem eigentlichen Formular können in dem erscheinenden Dialog „Druckvorlage Vorschau“ analog der Druckvorlagen Vorschau einige Konfigurationen (siehe Vorschaulink) eingestellt werden. Im Anschluss erscheint die Druckvorlage die nun mittels des im Browser generierten Links auf einer Homepage veröffentlicht oder direkt als händisches Dokument dem Bürger zur Verfügung gestellt werden.

  Hinweis:

1. Sofern eine neue Version des Assistenten erstellt und freigegeben wird, aktualisiert sich der veröffentlichte Druckvorlagenlink ab der Version 4.73.0 mit. Vor der Version aktualisiert sich der Veröffentlichungslink nicht mit.
2. Eine Einwilligungserklärung wird in einer Druckvorlage nicht vorgeschalten.

Kurzanleitung Veröffentlichungsschritte Druckvorlage

Nachfolgend sind die Schritte einer Veröffentlichung einer Druckvorlage in Kurzform aufgeführt:

1. „Nicht freigegebener Assistent“ öffnen, Haken bei „Als Druckvorlage verwenden“ setzen und freigeben (kann übersprungen werden, wenn bereits freigegeben und Druckvorlagen verwenden angehakt wurde)
2. In der Suche den „Freigegebenen Assistent“ suchen und Schaltfläche „Druckvorlage generieren“ betätigen
3. Einstellungen in der öffnenden Maske „Druckvorlage generieren“ vornehmen und Schaltfläche „OK“ betätigen
4. Veröffentlichungslink aus dem Browsertab kopieren
5. Veröffentlichungslink auf der Webseite platzieren