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Zuletzt geändert von MACH ProForms GmbH am 06.12.2024
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1 ## Automatische E-Mail Antwort
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3 Standardmäßig erhält der Absender nach dem Einreichen eines Assistenten **keine** automatische E-Mail Antwort von der Behörde. Soll jedoch der Absender eine E-Mail Antwort erhalten muss hierzu im entsprechenden Assistenten sowie im E-Mailserver bei der Behörde Konfigurationen vorgenommen werden.
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7 ### Anpassung im Assistenten für die automatische E-Mail Antwort
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9 #### Möglichkeit 1: Einfaches Verfahren (kein Wert im Export)
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11 Hierzu muss im Assistenten in das Panel, z. B. „Persönliche Daten“ auf dem die E-Mail-Adresse während des Ausfüllvorgangs erfasst wird, die [[„Bezeichnung technisch“|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] der Komponente in **ofsXX1_from_smail3** oder **AS_E-Mail** (mit dem entsprechenden _ContextIdentifier _Pfad "Antragsteller.Daten") umbenannt werden.
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13 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
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15 1. Wenn das ofs-Feld leer oder nicht vorhanden ist, wird überprüft, ob es einen Context Identifier für die Antragssteller Daten E-Mail gibt. Ist dieser befüllt, wird dieser Wert als ReplyTo E-Mail verwendet.
16 1. Sollte aber kein Context Identifier für diese E-Mail vorhanden sein, oder das Feld leer, wird nach einem Feld im Assistenten mit der technischen Bezeichnung AS_E-Mail gesucht. Hier wird der Wert des ersten befüllten Feld verwendet.
17 1. Sollte kein Feld mit der technischen Bezeichnung vorhanden oder alle leer sein, so wird die ReplyTo E-Mail auf 'null' gesetzt.
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19 ![[Ansicht der Änderung des Objektnamen der E-Mail-Adresse|@VeröffentlichungEmailKomponente.jpg]]
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21 Anschließend kann der Assistent normal [[gespeichert|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern]], freigegeben und [[veröffentlicht|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] werden. Das Resultat ist dann, dass die im Assistenten eingetragene E-Mail-Adresse als Replyto-Adresse verwendet wird. Dies ermöglicht gerade im Payment- oder Bewerbungsbereich eine automatisierte Antwort bei eingehenden Anträgen. Wenn allerdings bei z. B. Bewerbungen nach dem Ablauf der Frist die eingegangenen Bewerbungen aus dem Kundenbereich exportiert werden, wird dieses Feld nicht angezeigt, da es ein Steuerungsfeld (ofsXX1_from_smail3) vom MACH formsolutions Plattform ist. Das führt zu Möglichkeit 2.
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23 #### Möglichkeit 2: Erweitertes Verfahren mit Exportmöglichkeit
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25 Zusätzlich zu der Möglichkeit 1 muss für diese Möglichkeit noch ein „[[verstecktes Feld|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.03_Bibliothek]]“ im Assistenten eingebaut werden, das mit dem Wert aus dem Feld „E-Mail (ofsXX1_from_smail3)“ automatisch befüllt wird. Das hat den Effekt, dass die vom Ausfüller eingetragene E-Mail-Adresse zumal als Replyto-Adresse fungiert, als auch, dass der Wert zum Export zur Verfügung steht. Hierzu muss die „Bezeichnung technisch“ der Komponente, in der die E-Mail-Adresse im Ausfüllprozess eingetragen wird, auf **ofsXX1_from_smail3** abgeändert werden.
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27 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
28 >
29 > Das versteckte Feld muss zwingend auf einem anderen Panel platziert werden, da ansonsten die Regel zur Befüllung nicht greift.
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31 ![[Ansicht der Änderung des Objektnamen der E-Mail-Adresse|@VeröffentlichungEmailKomponente.jpg]]
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33 Auf einem nachfolgenden Panel muss ein „verstecktes Feld“ platziert und die „Bezeichnung technisch“ des versteckten Feldes in „E-Mail“ abgeändert werden. Weiterhin muss in dem versteckten Feld unter den speziellen Einstellungen der Wert geleert werden.
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35 ![[Ansicht der Änderung des Objektnamen der E-Mail-Adresse|@VeröffentlichungEmailKomponenteWert.jpg]]
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37 Zusätzlich muss mittels einer [[Expertenregel|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.07_Regelbau.04_Expertenmodus]] dafür gesorgt werden, dass die eingetragene E-Mail-Adresse in das versteckte Feld übertragen wird. Die nachfolgende Regel muss auf dem Panel eingefügt werden, in dem sich das versteckte Feld befindet.
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39 Expertenregel:
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41 ```javascript
42 package de.formsolutions.metaform
43 import de.formsolutions.metaform.model.*
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45 rule "Mail"
46 when
47 Panel(identifier == "Persönliche Daten", $c0:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3"), $c0 != null)
48 Panel(identifier == "Zweites Panel", $c1:getInputComponent("E-Mail"), $c1 != null)
49 then
50 $c1.setStringValue($c0.getStringValue());
51 end
52 ```
53
54 Erläuterung:
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56 * Die Definition`rule` „Mail“ ist der Name der Regel und ist frei definierbar.
57 * In der Definition `Panel(identifier == "Persönliche Daten"` muss der Panelname eingetragen werden auf dem die E-Mail-Adresse erfasst wird.
58 * Der in der Definition `$c0:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3")` befindliche Wert wird ausgelesen und in der Variablen $c0 zwischengespeichert.
59 * In der Definition `Panel(identifier == "Zweites Panel"` muss das Panel angegeben werden, auf dem sich das versteckte Feld befindet.
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61 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
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63 1. In diesem Fall befinden sich die Komponenten in keiner Objektgruppe.
64 1. Wenn Sie mit [[Objektgruppen|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] arbeiten, muss der vollständige Pfad eingetragen werden, in der sich das jeweilige Feld befindet.
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66 Nach dem Einpflegen der Regel kann der Assistent normal [[gespeichert|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern]], freigegeben und [[veröffentlicht|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] werden.
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68 #### Möglichkeit 3: Erweitertes Verfahren mit Export und Validierung
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70 Mit der Hilfe von zwei E-Mailfeldern kann geprüft werden, ob die angegebenen Werte (E-Mail-Adressen) identisch sind. Diese Möglichkeit kann verwendet werden, um sicherzustellen, dass der Antragsteller eine korrekte E-Mail-Adresse angibt. Es werden hierzu zwei E-Mailfelder auf einem Panel benötigt. Eines der E-Mailfelder muss mit der „Bezeichnung technisch“ **ofsXX1_from_smail3** versehen sein. Das zweite E-Mail-Feld kann beispielsweise E-Mail benannt werden.
71
72 ![[Ansicht der zwei E-Mailfelder|@VeröffentlichungEmailMöglichkeit3.jpg]]
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74 Zusätzlich zu den beiden E-Mailfeldern wird nachfolgende [[Validierungsregel|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.07_Regelbau.05_Validierungsregeln]] auf dem Panel benötigt, die die beiden Werte miteinander vergleicht.
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76 ```javascript
77 package de.formsolutions.metaform
78 import de.formsolutions.metaform.model.*
79
80 rule "Emailvergleich"
81 when
82 Panel(identifier == "Panel", $f1:getInputComponent("ofsXX1_from_smail3"),
83 $f2:getInputComponent("E-Mail"), $f1.getStringValue() != $f2.getStringValue())
84 then
85 RuleValidationError error = new RuleValidationError("Emailungueltig");
86 insert(error);
87 end
88 ```
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90 In dieser Validierungsregel befindet sich ein sogenannter Fehlerschlüssel, der bei einer Eingabe, die nicht identisch ist, dem Antragsteller einen Fehler anzeigt. Der Fehlerschlüssel (Emailungueltig) muss zusätzlich unter der Rubrik „Fehlermeldung“ eingetragen werden. Hierzu muss der Schlüssel (Emailungueltig) eingetragen und in dem Feld „Beschriftung“ eine vom Ersteller definierte Fehlermeldung.
91
92 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
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94 1. Der Schlüssel muss identisch sein, wie in der Validierungsregel hinterlegt.
95 1. Die von Ersteller definierte Fehlermeldung wird dem Bürger angezeigt, wenn die angegebenen E-Mail-Adressen nicht übereinstimmen.
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97 ![[Ansicht der Fehlermeldung|@VeröffentlichungMöglichkeit3.jpg]]
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101 ### Anpassung im E-Mailserver für die automatische E-Mail Antwort
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103 **Der Vorgang:**
104 Der Bürger füllt den Assistenten online aus, trägt bei persönlichen Daten die E-Mail-Adresse ein. Die erfasste E-Mail-Adresse wird als Replyto-Adresse verwendet. Der Assistent wird direkt online an den zuständigen Sachbearbeiter verschickt. Der E-Mailserver verschickt nun mit einem Alias als Absender die E-Mail an den Empfänger. Im Betreff befindet sich ein eindeutiger Betreff, der sich wie folgt zusammensetzt:
105
106 OFS: Neues Formular: **Name des Assistenten** Abs.: AS_Name AS_Nachname
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108 Beim entgegennehmenden E-Mailserver kann nun folgendes Szenario eintreten:
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110 **Szenario 1:**
111 Die Empfänger E-Mail-Adresse ist ein Postfach, das speziell für die Entgegennahme dieses Assistenten angelegt wurde, dann kann vermutliche ohne Regel ein Autorespond erfolgen.
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113 **Szenario 2:**
114 Die Empfänger E-Mail-Adresse gehört einem Sachbearbeiter und nimmt sämtliche E-Mails entgegen. Dann muss bei eingehenden E-Mails auf dem Server nach einem eindeutigen Betreff gefiltert werden. Dazu kann der eindeutige Teil der Betreffzeile genommen werden:
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116 OFS: Neues Formular: **Name des Assistenten**
117
118 Heißt nun, dass eine Regel greift und eine Aktion bei eingehenden E-Mails die den eindeutigen Betreff
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120 OFS: Neues Formular: **Bestellung Personenstandsurkunde**
121
122 eingerichtet werden muss. Kommt also eine E-Mail mit diesem eindeutigen Betreff lokal am Mailserver an, wird der eindeutige Betreff erkannt und anhand dessen eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail an den Antragssteller versandt.
123
124 ---
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126 ## Änderung Empfänger Benachrichtigungsadresse
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128 ### Im Assistenten die Empfängeradresse bestimmen
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130 Standardmäßig erhält der bei der [[Veröffentlichung|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] hinterlegte Sachbearbeiter nach der Einreichung eine E-Mail mit den eingereichten Daten. Soll jedoch ein anderer Empfänger die E-Mail mit den eingereichten Daten erhalten, muss im Ausfüllprozess des Assistenten eine entsprechende Konfiguration vorgenommen werden.
131
132 Hierzu muss im Assistenten die [[„Bezeichnung technisch“|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] der Komponente die mit der E-Mailadresse ausgefüllt wird in **ofsXX1_to_smail3** umbenannt werden.
133
134 ![[Ansicht der Änderung des Objektnamen der E-Mail-Adresse|@VeröffentlichungEmailKomponenteToMail.jpg]]
135
136 Anschließend kann der Assistent normal [[gespeichert|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern]], freigegeben und [[veröffentlicht|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] werden. Das Resultat ist, dass die in der Komponente eingetragene E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse verwendet wird. Die in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegten Sachbearbeiter-E-Mail-Adressen werden nicht mehr berücksichtigt. Die Ablage in der Inbox bleibt davon unbetroffen, sofern ausgewählt.
137
138 ### Mehrere Empfänger oder Empfangsarten eintragen:
139
140 Wie oben beschrieben einer Komponente im Assistenten den technischen Bezeichner "ofsXX1_to_smail3" zuweisen
141 Empfänger-, Kopie- und Blindkopie-Adressen angeben, z.B. über eine Expertenregel.
142 Dabei werden E-Mailadressen innerhalb der Empfängerkategorie kommasepariert ohne Leerzeichen aufgelistet. Die Empfängerkategorien _to/cc/bcc_ werden durch ein Semikolon voneinander getrennt, ohne Leerzeichen.
143 to:Empfaenger1,Empfaenger2,..;cc:Kopie1,Kopie2,…;bcc:Blindkopie1,…
144
145 Beispiel:
146 to:[support@machproforms.de](support@machproforms.de);bcc:[info@machproforms.de](info@machproforms.de),[m.mustermensch@machproforms.de](m.mustermensch@machproforms.de)
147
148 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis: **_Das Feld ofsXX1_to_smail3 wird bei Exporten aus dem Kundenbereich, wie zum Beispiel Excel-Exporten, nicht berücksichtigt, da es sich um ein Steuerungsfeld der MACH formsolutions Plattform handelt.
149
150 ---
151
152 ## Einreichungsoptionen ein-/ausblenden
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154 Standardmäßig werden am Ende eines Ausfüllprozesses die Schaltflächen „Einreichen“ und „Drucken“ dem Ausfüller zur Verfügung gestellt. In Fällen in denen der Assistent nur online oder nur postalisch gesendet werden soll, steht die Möglichkeit die Schaltflächen mittels einer Expertenregel einzublenden/auszublenden.
155
156 Hierzu muss in dem betreffenden Assistenten ein [[neues Panel hinzugefügt|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.01_PanelhinzufügenPanelwerkzeugleiste]] und mit einer Steuerungsfrage versehen werden. Für die Steuerungsfrage kann beispielsweise eine [[Dropdownkomponente|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.03_Bibliothek]] verwendet werden, in der die Frage gestellt wird, ob der Antrag online gesendet/gedruckt werden soll oder nicht. Weiterhin wird ein verstecktes Feld benötigt, das die „Bezeichnung technisch“ "ofsXX1_send", um die Schaltfläche "Senden" bzw. "ofsXX1_print" um die Schaltfläche "Drucken" auszublenden.
157
158 Zum Abschluss muss nachfolgende Regel in den [[Expertenmodus|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.07_Regelbau.04_Expertenmodus]] der versteckten Komponente eingefügt werden.
159
160 ```javascript
161 package de.formsolutions.metaform
162 import de.formsolutions.metaform.model.*
163
164 rule "<Eindeutige Bezeichnung für die Regel>"
165
166 no-loop
167 when
168 Component($c0:searchInputComponent("<KOMPONENTENNAME>"), $c0 != null, $c0.getStringValue() != null) and
169 $target: Component($c1:searchInputComponent("ofsXX1_send"), $c1 != null)
170 then
171 $target.setStringValue($c0.getStringValue());
172 update($target);
173 end
174 ```
175
176 Mittels der Steuerungsfrage wird nun beim Ausfüllprozess, je nach Auswahl, die Schaltfläche eingeblendet bzw. ausgeblendet. Der Exportwert "0" steht für das Ausblenden und der Exportwert "1" für das Einblenden.
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178 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis_:**In der Regel wird der Exportwert auf "1" gesetzt, um nach dem Einreichen der Daten die Mail an den Sachbearbeiter verschlüsselt zu versenden. Dabei wird die Einstellung "unverschlüsselte Mail" in der Veröffentlichungskonfiguration außer Kraft gesetzt.Möchten Sie die eingereichten Daten unverschlüsselt in der Mail an den Sachbearbeiter versenden, sollte der Exportwert in der Regel auf "2" gesetzt werden.
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180 ---
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182 ## Änderung des Betreffs eingehender E-Mails
183
184 Standardmäßig wird im Betreff einer E-Mail, die beim Einreichen eines Assistenten an den Sachbearbeiter gesendet wird, der Vorname und Name des Antragstellers, sofern die Komponenten AS_Name und/oder AS_Vorname verwendet wird, angezeigt. In einigen Fällen kann es notwendig sein zusätzlich zu diesen Daten weitere Daten im Betreff aufzuführen. Hierzu müssen im Assistenten entsprechende Komponenten angelegt und eine [[Expertenregel|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.07_Regelbau.04_Expertenmodus]] hinterlegt werden.
185
186 ```javascript
187 package de.formsolutions.metaform
188 import de.formsolutions.metaform.model.*
189
190 rule "<Eindeutige Bezeichnung für die Regel>"
191 no-loop
192 when
193 Panel(identifier == "<PANELNAME>", $c0:getInputComponent("<KOMPONENTENNAME/WEITERE KOMPONENTE>"), $c0 != null, $c2:getInputComponent("<VERSTECKTES FELD>"), $c2 != null, $c1:getInputComponent("<KOMPONENTENNAME/ANTRAGSTELLERNAME>"), $c1 != null, $c3:getInputComponent("<KOMPONENTENNAME/ANTRAGSTELLERVORNAME>"), $c1 != null)
194 then
195 $c2.setStringValue($c3.getStringValue() + $c1.getStringValue() + " " + $c0.getStringValue());
196 end
197 ```
198
199 Im vorgehenden Beispiel werden die Daten, Antragstellervorname ($c3), Antragstellername ($c1) und der weitere Inhalt aus der zusätzlichen Komponente ($c0), in ein verstecktes Feld ($c2) geschrieben.
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201 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis: **_In diesem Fall müssen Name und Vorname der Antragsteller nicht als AS_Name/AS_Vorname deklariert werden, sondern das versteckte Feld muss als AS_Name benannt werden.
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203 ---
204
205 ## Generierung einer laufenden Nummer im Assistenten
206
207 Es besteht die Möglichkeit in einem Assistenten eine sogenannte laufende Nummer über eine Regel erstellen zu lassen. Diese laufende Nummer kann beispielsweise für einen Verwendungszweck, der aus einem "Grundaufbau" und einer fortlaufenden Nummer bestehen soll, genutzt werden. Die fortlaufende Nummer wird beim Start eines Assistenten hochgezählt. Um diese Funktion nutzen zu können, muss im entsprechenden Assistenten folgende [[Expertenregel|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.07_Regelbau.04_Expertenmodus]] auf Panelebene hinterlegt werden.
208
209 ```javascript
210 package de.formsolutions.metaform
211 import de.formsolutions.metaform.model.*
212 import de.formsolutions.metaform.counter.service.LocalCounterService
213
214 rule "<Eindeutige Bezeichnung für die Regel>"
215 salience 0
216 when
217 Panel(identifier == "<PANELNAME>",
218 $n:getInputComponent("<KOMPONENTENNAME>"), $n != null)
219 $counter:LocalCounterService()
220 then
221 $n.setStringValue($counter.next("1861RK1%04d"));
222 end
223 ```
224
225 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **Hinweis:***
226 >
227 > Die laufende Nummer wird pro Mandant generiert. Wenn ein Verlagsassistent diese Funktion nutzt, wird für jeden Mandanten eine separate laufende Nummer vorgehalten.
228
229 ---
230
231 ## Weiterleitung per sucessURL
232
233 Standardmäßig wird nach dem Einreichen eines Assistenten der Nutzer auf die sogenannte "Einreichebestätigungsseite" weitergeleitet. Hier erhält der Nutzer die Erfolgsmeldung, dass der Antrag erfolgreich eingereicht wurde und kann das ausgefüllte Dokument herunterladen. Es besteht die Möglichkeit jedoch den Nutzer nach dem Einreichen auf eine vordefinierte URL weiterzuleiten. Hierzu muss der veröffentlichte Assistentenlink um einen Parameter sowie die entsprechende URL ergänzt werden.
234
235 **Parameter:** ?successUrl=
236
237 **Beispiel:** <https://pdf.form-solutions.net:443/metaform/Form-Solutions/sid/assistant/5d72590e5b583f582295316b?successUrl=https://form-solutions.de>
238
239 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
240 >
241 > Wenn für die automatische Assistentenantwortgenerierung die Option "Herunterladen erzwingen" aktiviert ist, wird der Ausfüller zunächst zur Einreichungsbestätigungsseite weitergeleitet. Hier muss er das entsprechende Antwort-PDF-Formular herunterladen. Nach dem Herunterladen und Klicken auf "Beenden" wird der Nutzer dann zur hinterlegten URL weitergeleitet.